門市流程

        門市最重要的流程可分為前台的收銀與後台的支援流程,後台支援前台收銀前的所有準備工作,前台帶回後台經營管理所需要的銷售情報。


POS系統導入目的與關鍵


        每日門市的收銀資料記錄下來,就像進出流水帳一般,當交接班時,必須要能統計當班的金額,列印成單據,提供給收銀員確認錢櫃金額使用。清帳下班時候,必須蒐集到會計部門時,此時需要合計每一台收銀機每日的結帳金額。因為收銀銷售的行為,造成庫存減少,因此系統必須匯集最新的庫存資料,提供給採購人員進行補貨等工作和倉管人員負責盤點的依據,有此可知,例行性的POS收銀產生的資料,如果不能夠變成各部門員工檢視的角度也就是分析報表,那只能稱得上資料蒐集而已,並不能有效的運用。


        POS已經不再是過去只要應付零售點的銷售資料收集而已。門市人員對於前台的交易速度與操作性要求也需要更簡便,管理者更容易去稽核,且可以更明確地掌握各類商品銷售狀況、即時回報庫存量、明列每位會員的消費明細、發票管理、查詢訂進退貨明細、完整的盤點清查單品庫存等等。

        POS第一階段要做到的就是進行以下資料的整合:

        完整的經營統計分析報表及圖表,可以讓經營者更加了解,門市每日營收、毛利、消費價格分析、消費高峰期、產品供應商等多種交叉分析報表,讓經營者時時掌握最新銷售狀況,以利最好、最佳的行銷管理。

        如何能夠讓門市經營者達到收銀POS帶來的好處,POS在設計上,必須能夠完成以下目標:

        了解了POS系統的功能為解決的目標,在於進銷存的完全整合,才能夠顯現出POS導入的最佳效益,POS是解決門市收集資料的目標,搭配其他的系統模組,才能讓蒐集的資料變成有用的資訊,完成金流、物流、資訊流的整合,整理這些模組所帶來的效益為:

        在已經正確了解POS所帶來的效益與解決目標之後,經營者心態上必須要能夠非常清楚,不是配置了POS系統就能夠立刻得到上述效益。所有系統的成功關鍵都在於執行力,投入了系統的資本,如果沒有對的人或有經驗的主管來執行,系統導入過程中將會發生難以預期的困難。人的培訓是非常重要的,借重有經驗的廠商或顧問與選擇一套穩定的系統一樣重要。

以下工作為經營者需要在導入之前確認的:

  • 門市工作與資料整合
    • 商品分類、商品建立、價格變動資料
    • 庫存數量、成本資料
    • 採購資料、進貨資料
    • 銷售歷史資料
  • 收銀的發展目標
    • 防止人為疏失
      • 利用系統(折扣、退貨、免稅等)規劃店內員工操作收銀功能的權限。
      • 提供找零、禮券編號、退貨提示、外幣計算等,提高工作正確性。
      • 設計各項自動的促銷變價功能,避免人為折扣造成的困擾。
      • 配置相關的收銀監控,減少人員舞弊。
    • 蒐集商品資訊
      • 蒐集銷售內容資訊:商品、數量、金額、付款方式..等。
      • 蒐集銷售流程訊息:消費客戶層、交易時段、售貨員、會員、當時成本。
    • 減少重覆作業
      • 節省下班後,店員需統計結帳金額的時間。
      • 庫存不需要重新核對交易資料去計算。
    • 強化採購管理
      • 採購和商品銷售可以更緊密結合。
      • 對於供應商的管理加強。
    • 管理貨品進出
      • 商品進貨退貨使用系統單據。
      • 進出產生庫存紀錄。
      • 應付帳款整合。
    • 強化決策分析
      • 銷售資料產生周轉率、毛利相關的報表,協助促銷與採購的決策。
      • 銷售資料產生售貨員的業績報表,協助員工內部教育訓練。
      • 銷售資料反映促銷策略成效,協助企劃商品的行銷決策。
  • POS的模組的效益
    • 收銀作業系統:
      商品使用條碼化管理,經由掃描器的輸入可以提昇效率與降低錯誤率,縮短結帳時間,進而提高服務品質,增進商店形象。 部分沒有辦法使用條碼的產品,則藉由觸控螢幕或快速鍵的輸入,簡化傳統記帳的作業方式。 導入門市銷售標準化流程,收銀結帳由系統預先設定好價格,省去門市人員與顧客對於價格的不確定性。
    • 產品與銷售分析管理系統:
      經由銷售管理系統,不僅可對暢銷或滯銷品加以分析管理,亦可藉由客戶數的掌握,進行客戶管理作業,確保營業額和利潤,並且可編製各種銷售分析報表,以調整行銷策略及經營方向,建立正確經營目標。
    • 庫存與盤點管理系統:
      進銷存單據式管理庫存的進出加減,正確且即時的庫存管理系統的建立,將可有效減少缺貨與存貨積壓,進而降低庫存成本、減少耗損,倉儲空間利用更為有效。
      資訊化的盤點方式,縮減盤點的時間,降低人事成本。
    • 顧客關係管理系統:
      建立顧客與銷售資料整合資訊,有利於分析客層、定價、商圈、需求..等商品企劃資訊。
      建立會員資訊系統,培養有價值的客戶,隨時了解客戶的消費行為與收集回饋。有利於產品品牌的建立與顧客的忠誠度維繫。
    • 供應商與採購進貨管理系統:
      採購人員隨時掌握不同時節的市場需求或客層需求,對廠商訂貨流程系統化,設計商品採購與補貨的流程,減少廠商將周轉率低的商品,直接鋪貨、塞貨的狀況,也可以避免採購訂貨人員因主觀意識而產生的錯誤判斷,造成庫存增加。
      系統化的進貨流程,協助倉管人員正確驗貨、上架等流程。並縮短與廠商對帳的時間成本。
  • 系統上線前的確認工作
    • 確定導入POS用途:
      進銷存導入前應先了解自己的需要和改善人工作業不足處,引進POS系統是否能滿足需求。最簡單的方式,就是參考競爭對手目前的POS系統使用狀況,所謂知己知彼,百戰百勝。
    • 尋找相關POS廠商:
      坊間非常多開發POS的廠商,經展示詢問並確認能提供功能的資訊,並詢問所提供現有軟體功能和不足需要修改的收費計算、時程及維護方式。
    • 廠商最好有相關行業之實務經驗:
      上線經驗幾乎是決定系統能否成功導入的最重要關鍵,初評估POS的經營者,很難藉由展示的系統了解是否完全適合自己使用,建議請廠商提供曾經上線成功的案例,再來評估是否適合自己的業態使用。
    • 決定系統配置與相關硬體需求:
      依實際需求配置相關硬體,如有主機架設應考慮購買不斷電系統,如有工作站、廚房印表機則需架設相關線路,檢查所提供電源是否為獨立迴路,以確保電力品質。這一部分可以請廠商協助評估,通常有提供簽維護合約的廠商,對於這部分的評估都會相當謹慎。
    • 平日流程調整與電腦流程之配合:
      套裝軟體都是針對大多數的門市經營者,系統大多強調穩定性,很多時候不像人工作業充滿了彈性和例外,當套裝軟體沒有辦法滿足經營上的一些需求,一般都應先考慮工作流程,如何與軟體相互結合,才能將減少上線時間,儘快達到預期目標。因此,調整內部流程來符合系統標準化的原則將會是系統上線重要的課題。有經驗的導入顧問工程師,會強調標準作業流程,以簡化流程達到上線目標為重點。

        標準化的作業流程有助於內部流程不需要把權責綁在獨立的個人,例如:採購決策是由某人憑感覺判斷,沒有這個人,採購就停擺了,一旦人員異動也造成內部工作銜接的困難,如果能夠把這個關鍵人物的判斷和經驗想法,透過系統標準化的數據(安全量、經濟採購量..),整合銷售、庫存、價格、毛利等產生多維度分析報表。


        套裝軟體最大的優勢就是有豐富的上線成功經驗,並且因為使用者眾,系統不斷都能推陳出新,當法規和不同的競爭態勢出現,例如:實體通路遇到電子商務的競爭,也能夠提出解決方案。


        套裝軟體由於使用的人比較多,任何修改都要全盤考量,但有時會有一些經營上特殊的競爭力流程,沒有辦法被套裝限制住。此時一定會遇到需要客製開發。開發的時程和價格也經常讓經營者感到不安,過去客製開發失敗的案例屢見不鮮。如確定真的要使用客製開發,建議除了評估廠商的開發能力之外,建議慎選有能力維護系統的廠商,以免系統上線之後,落得無人維護的窘境。


在選擇好POS系統的品牌之後,導入系統之前有三種門市狀況的不同準備項目:

上線前條件 升級系統 初次使用系統 營業與系統同時啟用
門市已經有條碼化的POS資訊系統,想要更換新的POS系統。 門市已經經營開業一段時間,從來沒有使用過資訊系統。 門市尚未開業,直接要導入POS資訊系統。
商品管理 商品資訊與價格等資料轉檔。 討論商品的分類、行銷維度、品名、銷售方式..等,設計商品的編號與將價格、廠商、成本..等資料填入系統。
銷售開始營運之前,務必試刷是否能正確交易、價格顯示是否正確。 測試包裝品、可拆商品、促銷商品、滿額搭贈..等交易是否正確。
  建檔不及的情況,可使用代用條碼與開放售價方式,先求正確交易,空檔時間將商品補足建檔,以免造成庫存不準。
收銀 盡可能將沒有原印條碼的商品也貼上自編條碼,或設計商品快速鍵,提高結帳時的效率。
教育訓練 解釋更換系統的目的。 降低換系統的人員不適應。 與現有人員檢視各種稽核表單,如何使用系統印出類似的表格,並藉POS上線規劃一致性的數據欄位定義。 開店前忙於商品採購及上架,往往無暇學習POS操作,造成開幕時混亂場面發生或人員臨時流動,都會影響員工的信心。開幕前應事先規劃促銷商品,並與客服工程師討論,以增加促銷作業速度及效果。
表單 討論三聯式表單的排版與現有的表格差異,評估需要調整項目與套印格式。
測試 練習POS收銀的各項按鍵與資訊公司準備的POS收銀考題,確認收銀人員可以了解各項交易的操作處理。